Многие предприниматели приходят к идее работы с виртуальным помощником, желая избавиться от монотонной работы (или от задач, которые не нравятся), а также с целью освобождения времени для решения самых важных задач. Очень часто те, кто стал привлекать к работе удаленных ассистентов, озвучивает правило «80/20», которое гласит, что необходимо тратить свое время на 20% действий, которые приносят 80% результата.
Виртуальные помощники могут выполнять для вас самые разнообразные задачи – от постинга статей в социальных сетях, загрузки и форматирования сообщений в блоге до бухгалтерской отчетности, бронирования авиабилетов и поиска наиболее подходящего отеля, а также планирования вашего рабочего дня и прочего.
Если вы планируете нанять виртуального помощника, либо хотите улучшить свои рабочие отношения с теми, кто работает с вами в настоящее время, помните о трех ошибках, которых следует избегать.
1. Нечеткая постановка задач
Прежде чем вы наймете виртуального помощника, очень полезно составить список задач, которые вам бы хотелось отдать ему на выполнение. Создание подробного и полного списка задач может помочь вам выбрать виртуального помощника с необходимым опытом и навыками. После того, как вы возьмете виртуального ассистента (через личные связи, разместив объявление или с помощью специализированного сайта), в описании каждой задачи дайте определение, что вы хотите достичь и на каком уровне. Это особенно важно, если вы имеете дело с иностранным виртуальным ассистентом, у которого культурные ориентиры могут быть несколько иными, чем у вас. Вы можете избежать очень многих неприятностей и недоразумений, составив точные инструкции по своим задачам.
2. Не тратьте время на проверку работы виртуального ассистента
Это не означает, что как только вы наняли сотрудника, вы можете делегировать задачи и забыть о них. Но, по крайней мере, не контролируйте каждый его шаг, что и как он делает. Вам только нужно уделить в своем графике время на ранней стадии работы ассистента, чтобы выяснить с самого начала, что он делает не так и скорректировать его работу, высказав свои предложения и отзывы. Некоторые виртуальные ассистенты могут постесняться обратиться к вас в том случае, если им что-то непонятно или они не знают как выполнить задачу. Поэтому контроль их работы в первые дни и мониторинг результатов не даст вашему ассистенту зайти в тупик при выполнении задачи, если инструкция была неправильно истолкована. При этом помните, виртуальный ассистент не требует вашего постоянного внимания, он – не клиент. Если вы хотите, чтобы он был эффективен, достаточно всего лишь 30 минут в день на первом этапе работы, чтобы дать ему своевременную и эффективную обратную связь.
3. Несистематизированность процесса
Могу посоветовать вам составить «инструкцию ассистента». В ней запишите пошаговые процедуры для всех наиболее распространенных задач и укажите все необходимые сведения, например, пароли к админке веб-сайта, в удобной форме для поиска. Можете сделать видео-инструкции. Используя эти инструкции, виртуальные помощники не будут задавать вам постоянно одни и те же вопросы, они могут быть более самостоятельными. Если ваш виртуальный ассистент взял на себя новую задачу, проинструктируйте его, попросите написать процедуру и включить его в руководство, чтобы эта инструкция могла стать постоянным справочным пособием для будущего виртуального сотрудника. Эти действия помогут легко ввести в работу нового сотрудника и избежать необходимость вновь и вновь озвучивать инструкции и необходимые сведения для выполнения задач.
И напоследок могу отметить, что работа с виртуальным ассистентом может увеличить вашу производительность, но только в том случае, если вы будете полностью использовать свое время и таланты. Вы никогда не получите реальную пользу, если будете постоянно тратить ресурсы на исправление ошибок или выполнение монотонных задач. Единственный способ избежать этого – предварительное планирование и настройка системы работы.
Какие инструменты в работе с виртуальным помощником вы используете? Делитесь в комментариях!
