Cегодня у нас в гостях подкаста Как Стать Эффективнее в Жизни и Бизнесе — Вячеслав Сухомлинов в недавнем прошлом исполнительный директор крупного ресторанного холдинга в Украине, а сейчас предприниматель, бизнес-тренер и эксперт по внедрению методологии GTD в бизнесе и жизни.
- Бизнес опыт и история GTD
- Мифы про предпринимательство и продуктивность
- Как предпринимателю стать более эффективным и дисциплинированным
- Что собой представляет метод GTD
- Преимущества и недостатки от внедрения GTD в ежедневной жизни
- Инструменты и онлайн сервисы для GTD
- Кейсы и примеры из жизни
Бизнес опыт и как прийти к системе GTD
В первую очередь хочу сказать спасибо за то, что быстро удалось организовать запись подкаста из-за того, что откликнулся. Я довольно давно наблюдаю за деятельностью, особенно в ленте Facebook, и вижу, что там часто проскакивает информация о 3 буквах — GTD. Как раз этому сегодня и будет посвящен подкаст. Я думаю, что многие слушатели услышат для себя эту аббревиатуру впервые.
Кто-то уже с ней знаком, вот, и уверен то, что после прослушивания этого подкаста, слушатели уже не смогут смотреть на свою жизнь под привычным взглядом после того, как они узнают, что собой представляет методология GTD и как она помогает стать эффективней, быстрее и получать от жизни больше в тот же самый промежуток времени.
Собственно, перед тем как перейдем к методологии GTD, интересно было бы услышать твою историю, буквально в двух словах, о бизнес опыте, о том, как удалось придти к тому, чтобы помогать другим внедрять методологию GTD, и то, насколько она помогает лично тебе в бизнесе и жизни, и какие качественные изменения она дает.
Ты знаешь… Относительно моего опыта. Я 16 лет проработал в операционном бизнесе. Я начинал свою карьеру с обычного, обычного работника ресторана McDonald’s, когда в далеком 2000-х году. Довольно быстро я сделал карьеру там до директора ресторана. Проработал я всего в компании 7 лет, из которых лет 6 я работал на должностях, начиная от менеджера. Я не долго был работником, вот. И после этого я работал в локальной украинской компании, называется Fozzy Group. Был там операционный директор в производственной компании. Последние 7 лет я работал в ресторанном холдинге в Украине Tarantino Family. Из них 3 года на должности исполнительного директора.
Методология Getting Things Done
Ты знаешь, я связываю свои карьерные успехи и жизненные успехи или там достижения, или даже не сколько, там, если не говорить не достижения, а просто выполнение задач, которые я перед собой ставлю, непосредственно самой методологией. Мой путь знакомства с ней началось в 2009. Я почему четко помню? Потому что в какой-то момент я себе купил новый ноутбук. Я поменял Windows на Mac и искал себе приложение для настройки управления задачами. Я тогда не знал ничего о GTD и как-то GTD в мою жизнь вошло органично, не я искал, как-то мы так столкнулись. У моего товарища тоже был Mac, и он говорит — «Я вот использую приложение OmniFocus, на попробуй, если тебе понравится, используй тоже». А OmniFocus — это приложение, которое создано непосредственно под использование методологии GTD и, собственно, от приложения я узнал, что она существует. Ознакомился с ней, почитал книги и посмотрел там много подкастов, почитал немного литературы, интернет-литературы, назову это так, отдельные блоги и внедрил у себя. Не скажу, что внедрение не было таким прямо легким.
На сегодняшний день я являюсь как раз тренером по применению методологии, т.е. как адаптировать эти знания под использование на сегодняшних мобильных приложениях и компьютерах. И за свои почти 8 лет использования считаю, что довольно успешно это случилось, и большинство как раз целей, которые я перед собой ставил, я как раз [стречил] (00:03:55) с помощью методологии и двигался к ним постоянно.
Так вот, с места в карьер. Что скрывается за аббревиатурой GTD?
GTD с английского языка от фразы Getting Things Done, «Как привести дела в порядок» в переводе на русском языке, но мне больше нравится английское значение, т.е. как завершать дела, давай так это сформируем, т.е. как от мысли придти к результату, скорее всего, это об этом, каким образом не зависать, а двигаться дальше и постоянно достигать результатов в тех задачах, которые перед собой ставишь.
Я от себя скажу, что с методологией GTD, о ней я слышал довольно давно, но для меня это было какое-то такое абстрактное понятие, и я не понимал, каким образом это может быть применимо в моей жизни, и в январе этого года в довольно длинном перелете из Индонезии в Амстердам, я решил занять свое время тем, что прочел книгу Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок». Это был адаптированный перевод в очень хорошем качестве. После этого я понял, что GTD — это очень крутая система. Я начал ее внедрять в свою жизнь. Скажу сразу, что у меня не получилось с первого раза.
Я тебе скажу, что у всех так. Никто не может практически внедрить методологию после прочтения книги, и это узкое место, и я как раз связывающее звено между методологией, между официальной части методологии и ее практическим применением.
И в мае месяце мне удалось вживую познакомиться, пообщаться с создателем методологии, Дэвид Аллен. Ему, кажется, на текущий момент 70 лет или более, но при этом он очень активно ведет выступление, летает, семинары проводит и очень открыт к тому, чтобы помогать внедрять эту методологию, свою, которую он придумал и которая сейчас уже такая… это такое мировое движение.
Ну вот как раз о сложностях. Почему, собственно, не так просто внедрить методологию с первого раза и вообще, что она собой представляет, если кратко подрезюмировать кроме того, что как приводить дела в порядок, это звучит очень вкусно, но как это выглядит на практике? Если можно, вот разложить, да, сам алгоритм того, как это работает.
Кто такой Девид Аллен ?
Относительно самой методологии, знаешь, Дэвид Аллен единственный на сегодняшний момент бизнес-тренер, который говорит об индивидуальной продуктивности, именно продуктивности субъекта, человека, т.е. многие системы, там, тайм-менеджмента или проектного планирования, они обычно завязаны на действие команды. GTD — это система, это на самом деле [хардтул] (00:06:31) — каким образом нужно эффективно организовывать списки задач для того, чтобы в нужный момент времени выполнять те дела, которые тебе доступны в данный момент или которые ты хочешь сделать в данный момент. На самом деле в системе GTD есть несколько списков, например, списки делегированных задач. Все задачи, которые ты поставил перед кем-то, они хранятся в отдельном списке, который так и называется Waiting For по английски или «Ожидаем на выполнение», если мы это переименуем. Все задачи, которые ты хочешь сделать в определенные даты, они хранятся в другом списке. Все задачи, которым ты не можешь присвоить дедлайны, а таких задач на самом деле много, они часто находятся… это задачи из области «Важно, но не срочно», и эти задачи, я считаю, вообще ключевые, если говорить о квадрантах, то квадрант «Важно, но не срочно», мне кажется, как раз тот, в котором мы должны и существовать, чтобы не быть в запаре, в хорошем смысле этого слова. Таких задач много, у которых нету дедлайна. Их тоже нужно где-то хранить. И система GTD позволяет как раз организовать задачи по этим оптимальным спискам.
Также у Дэвида Аллена есть ряд таких постулатов, которых он выдвинул в своей методологии. Он в принципе сам говорит, что он довольно ленивый человек и все, что он придумал, он сделал для того, чтобы просто больше отдыхать, а те моменты, когда можно максимально эффективно включиться в работу, включиться в нее. И, в принципе, если у тебя есть список дел, то обычно ты всегда можешь сделать все дела из списка, ничего не упустив, нежели если бы ты пытался вспомнить дела из головы и тогда уж точно что-то забудешь. И когда у вас есть списки дел перед глазами, то всегда мы более продуктивны, потому что мы понимаем полной объем, что нам нужно сделать и как мы можем планировать, нежели постоянно вспоминать, что нам нужно сделать.
Сама методология, сама расшифровка или описание методологии звучит следующим образом — это система повышения персональной продуктивности и снижения стресса, который возникает в следствие информационной перегрузки. На самом деле у методологии 2 цели — это и повысить продуктивность, и снизить стресс. И даже есть исследования, если я не ошибаюсь, можешь поискать, может быть, ссылку в подкасте потом выложишь, что применение методологии GTD позволяет увеличить продуктивность на 20%. Как-то это уже обосновано. Но для меня более важным является фактор как раз снижения стресса, когда у тебя нету переживаний и внутренних каких-то терзаний на предмет того, что ты что-то забыл, что-то не учел или что-то упускаешь. Внедрение системы как раз позволяет этого фактора избежать. Происходит это всё путем 3 определенных шагов.
Мы не храним никакие мысли в голове.
Первое. Мы не храним никакие мысли в голове. Все мысли записываем во внешнюю память — это может быть компьютер или мобильное приложение. Мы приучаем себя принимать решение о каждом следующем действии, которое мы хотим предпринять относительно тех целей и задач, которые мы для себя ставим. Именно важно принимать следующее действие постоянно, а не оставлять мысли без дальнейших решений. И 3 важный шаг для того, чтобы методология работала. Мы организовываем все напоминания о действиях, которые мы хотим предпринять, в систему напоминай, эффективную систему напоминаний, которая позволит вам не забыть сделать то, что вы запланировали. Это очень коротко о методологии.
Я помню, когда читал книгу и там была такая очень емкая фраза, что сознание должно быть как вода, т.е. это значит, что когда, например, в воду бросается камень, то вначале он создает такие как бы круги и определенные волны, но через время вода все равно выравнивается и она становится вот как вода в озере, да, там на рассвете, когда нету волн, когда нету ветра и она такая очень гладкая, и сознание очень сильно перегружено постоянными задачами, которые незавершенные, и ты тратишь свою энергию вместо того, чтобы выполнить задачу, которую нужно выполнить, ты тратишь их на то, чтобы вспомнить, что тебе нужно сделать, и вот большое количество незавершенных задач, оно очень сильно пожирает внутреннюю энергию и сжирает ресурсы.
Поэтому я так понимаю, что самый такой первый шаг для того, чтобы вот вообще внедрить методологию GTD, он может быть очень простым — это взять лист бумаги и выписать туда все мысли из головы, и дальше начать их обрабатывать каким-то правильным образом, распределять.
5 Этапов Работы с Информацией
Всё верно. Там в методологии GTD выделяется 5 этапов работы с информацией. Дэвид Аллен сказал, что наш мозг с каждой определенной информацией работает по разному, т.е. она работает по 5 фазам — это сбор, обработка, организация, выполнение и обзор. Вот ты как раз сейчас говоришь о первом этапе, сборе, когда мы все свои мысли из головы просто выписываем. Нам от этого действительно становится легче. А относительного твоего упоминания о том, что мысли в голове, когда их много, действительно пожирают энергию, и GTD — это не только система продуктивности, но это еще какая-то система энергоменеджмента в хорошем смысле этого понимания, т.е. действительно мы, выписывая дела и освобождая для себя голову, сохраняем энергию для выполнения дел вместо того, чтобы пытаться их удержать в голове.
Знаешь, мозг все-таки работает частично как оперативная память, как и в компьютере. Если там много дел держится, которые вы пытаетесь запомнить, то ваш мозг старается просто не забыть вместо того, чтобы думать, генерировать идеи, каким образом реализовать планы. Это совсем две разные истории — не забыть или планировать. Поэтому для того, чтобы мы могли планировать, мы все вещи из головы достаем, записываем отдельно и позже уже по каждой из них обрабатываем на втором этапе работы с информацией, когда мы принимаем решение, что нужно ли действие по той цели, которая передо мной есть, и что мне необходимо сделать на этапе организации.
Мы просто организовываем напоминание о действиях, которые нам нужно сделать, чтобы не забыть это сделать, когда время наступит. На этапе четвертом мы выполняем поставленные задачи и именно на четвертом этапе нужно проводить 90% времени, если мы говорим о достижении результатов. Все-таки Getting Things Done — это доводить дела до конца. И на этапе как раз выполнения мы их и должны выполнять. И пятый шаг работы с информацией по методологии GTD, он звучит как обзор. Это еженедельный обзор всей системы, всех списков задач для того, чтобы у вас было доверие к системе, для того чтобы у вас было спокойствие, что у вас все планы под контролем, все намерения, которые вы планируете реализовать движутся в нужном направлении, и в принципе это добавляет еще дополнительное успокоение и возможности эффективно отдыхать.
Знаешь, если отдыхать, понимая, что ты в конкретный момент не делаешь, именно конкретно не делаешь в данный момент, намного легче, чем просто отдыхать и думать о том, что ты что-то забываешь, на то, что в этом момент ты можешь просто вместо отдыха лежать на кушетке, но в это время мозг все равно будет напряжен теми делами, которые возможно у тебя не учтены. Поэтому даже отложив дела в сторону, можно более эффективно отдыхать.
Здесь есть такой интересный парадокс. Вот на словах это звучит всё очень усложненно, потому что 5 этапов, не забыть внести напоминание в календари, категории. На практике это всё очень просто, потому что когда ты начинаешь это применять, ощущаешь, что оно самое по себе распределяется, но вот узкое горлышко в том, что на практике оно почему-то очень долго не задерживается, т.е. ты начинаешь это делать, потом у тебя появляется из этого такой хаос и в конечном счете всё приходит в первоначальное состояние, когда голова снова перегружена. Вот, как избежать этого? Вот, как правильно внедрять эту систему? Ну, вообще по шагам. Я думаю, что первое нужно начать с прочтения книги, да, для того чтобы ее вообще понять для себя, что оно представляет, и уже после этого начать ее внедрять. Но даже для тех, кто, например, книгу не читал и слушает вот подкаст впервые, и знает о методологии GTD впервые, мы определили, что первый шаг — это выгрузить все задачи из головы на лист бумаги или куда-нибудь в блокнот, в Microsoft Word или просто их записать где-то текстом.
Всё верно. Даже Дэвид Аллен у себя в книге, по-моему, пишет о 3 этапах необходимых для внедрения GTD в вашу жизнь. Первый этап — это доскональное знание методологии. Именно доскональное знание и понимание, каким образом формируются списки, позволит потом более эффективно это организовать в любом приложении и аппликейшене, который вы можете использовать. Второй этап — это начать применять. Одних знаний не достаточно, нужно практиковаться. Для того чтобы GTD заработала у тебя, нужно ее начать применять. И третий шаг — это необходимо изменить стиль мышления, привычки и поведения. Есть в методологии ряд вещей, которые нам ну непривычны.
Почему Важно Все Выписывать из Головы
Мы может быть не привыкли выписывать всё из головы. Кого-то это пугает, потому что там все говорят: «Слушай, это столько выписывать, это же я буду только выписывать». На самом деле вот это узкое горлышко, мне кажется, оно единственное в том, чтобы первично систему настроить, когда нужно все-все-все дела выписать, все их обработать разово, собрать в систему, позже использовать будет легче, но многие как раз на этом первом этапе уже останавливаются, потому что пугаются просто этого объема, т.е. в принципе для того, чтобы первично [организовать] (00:15:15) методологию необходимо, конечно, при возможности иметь время, чтобы просто все списки эти организовать, даже Дэвид Аллен говорит: «Один, два дня вам на это понадобится». Но это единственная сложность, потому что без планирования и организации списков все равно потом нельзя говорить о эффективном выполнении. Поэтому знанием методологии, начать применять, изменить ряд привычек — это да. Это то, что нужно для того, чтобы ее внедрить.
Как происходит процесс внедрения? То есть какие инструменты для этого лучше использовать? На что нужно обращать внимание? Вот, если есть большой список задач, их можно распределить по категориям, там, личные дела, семейный дела, бизнес, спорт, саморазвитие, на какие-то такие базовые категории. У кого-то какие-то категории могут быть дополнительные, где-то больше задач, где-то меньше задач, но вопрос — что дальше с этим всем делать?
Ты знаешь, как раз в GTD нет истории первичной распределить по категориям. В GTD все дела изначально идут общим списком, и при обработке формируются там в общие списки. Позже потом, когда у тебя видно весь объем твоих дел, ты уже как-то их систематизируешь по тем зонам, фокусы, которые там для тебя приоритетны, по тем сферам, которые ты занят, да. Потому что если мы идем от обратного, определяем для себя зоны, в которых я хочу там достигать какого-то успеха, там, семья, бизнес, дети, спорт, то возможно в твоей жизни сейчас нету времени даже на это всё.
Что собой представляет методология GTD
В методологии GTD мы сначала говорим о том, чем заняты в данный момент, поэтому начинается внедрение с простого — выписывание всех задач, так называемый Inbox. Пусть это будет, например, приложение Microsoft Word, пока что не принципиально. После того как все задачи выписаны, необходимо их обработать. Обработать — это принять решение о том, что делать по каждой из задач. Там есть очень простой алгоритм, и некоторые вещи делаются быстрее, если просто ему следовать слепо. Например, все задачи, которые можно сделать за 2 минуты, нужно делать сразу. Это позволяет избавиться от многих мелких задач. Все дела, которые невозможно сделать, их лучше делегировать, которые там нельзя сделать за 2 минуты, но можно кому-то делегировать, их лучше делегировать, и записать себе напоминание об этих задачах в отдельный список «Ожидаем на выполнение».
Если ты не можешь делегировать и не можешь сделать задачу за 2 минуты, то нужно определить тебе самому, когда ты можешь ее сделать, для себя записать в календарь на какую-то определенную дату или записать себе просто в список следующих действий, который так и называется в GTD Next Action List или «Список следующих действий» всех задач, которые ты сделаешь… которым нельзя присвоить дедлайн.
Как это всё работает?
Есть определенная приоритетность. Если ты определил для себя задачи с дедлайнами, это самые главные для тебя задачи. Обычно все задачи с дедлайнами мы помещаем в календарь. Мы можем ее там найти и сделать в то время, когда приходит срок их выполнения. Если задач с дедлайнами у нас никаких нет, мы просто просматриваем список следующих действий на поиск того действия, которое мы можем применять в данный момент.
В GTD еще есть такая история как контекстное планирование. Я не знаю, как ее можно в рамках одного подкаста качественно рассказать, но списки следующих действий, т.е. задач, по которым нету дедлайнов, которые мы хотим сделать, когда у нас будет возможность, они еще делятся на контексты, на контекстные подсписки.
Контексты — это определенные условия, в которых выполнение задачи возможно или облегчено. Например, задачи, которые мы можем сделать в офисе, мы записываем в список задач для офиса. Задачи, которые мы можем сделать дома, записываем в список задач для дома. И находясь, например, дома нам нет необходимости видеть задачи, которые мы должны делать в офисе, потому что дома мы не можем их сделать, и помимо того, что мы не в состоянии ничего предпринять, мы еще можем начать нервничать по причине того, что есть задачи, которые мы не можем сейчас выполнить.
Поэтому определенные контекстные списки позволяют еще сузить фокус на тех задачах, которые возможные. Поэтому есть такие контексты как звонки, куда мы записываем все звонки, которые мы хотим совершить, и просто, когда у нас есть возможность совершить звонок, открыть список звонков и совершить все звонки по порядку.
В это время мы можем сделать больше звонков подряд и закрыть все вопросы, которые у нас связаны с использованием там телефона. Есть список контекстный, который называется компьютер, в который мы записываем все задачи, для выполнения которого нам необходим компьютер. Если мы находимся за компьютером, у нас есть возможность выполнять какие-то задачи с его помощью, то можно найти в этом списке как раз все задачи, которые можно сделать. Это очень удобно и всё лежит на своих полочках. И вот, изменить привычки и понимание, где у тебя лежит какая информация в GTD, вот это вот и есть ключ, мне кажется, еще один к тому, чтобы это эффективно заработало.
Как внедрить GTD в жизнь
Сколько в среднем занимает время на внедрение GTD, учитывая, что у тебя есть много кейсов, там, людей, которые проходили обучение, которые обращались за консультацией от начала, от идеи и реализации того, что, да, я хочу внедрить GTD в свою жизнь, вот, до момента, когда человек начинает жить по этой системе?
Знаешь, как я говорю на своих тренингах? Я могу вам рассказать о методологии за 30 минут, в принципе, всю теорию, но мне нужно 10 часов, чтобы научить вас ею пользоваться, т.е. обычно тренинг по внедрению — это действительно 10-часовой, когда мы начинаем с моментов теории до окончательного применения системы, т.е. за 10 часов я могу дать полное знание по тому, как этим пользоваться, но дальше необходимо свое время для того, чтобы продолжать это поддерживать и делать, и тут всё еще упирается в дисциплинированность человека, в его желании внедрить эту методологию на самом-то деле. Потому что кто-то на каком-то этапе перестает что-то записывать в дела в Inbox. Снова начинается мусор в голове. После этого система глохнет, ну и в принципе не едет дальше.
Поэтому для внедрения — это вопрос индивидуальный. Я скажу, что после 10 часов тренинга точно будет ясность и понимание, как это делать. Дальше просто необходимо дисциплинированность, чтобы разбирать Inbox регулярно. Это нужно делать 2 раза в день — утром и вечером. Все мысли, которые за день появились, для того, чтобы обрабатывать, чтобы они там не зависали. Делать регулярный обзор, один раз в неделю, системы. И в принципе выполнять задачи, которые ты поместил в нее. Думаю, что при дисциплинированном подходе эффект можно в течение месяца уже ощутить, в плане продуктивности, а эффекты в плане снижения стресса появятся буквально сразу, как только вы выпишете все задачи в Inbox, вам точно станет легче.
В GTD есть еще такой интересный подход, как горизонты планирования, и очень много в целом обучающих программ, бизнес-тренингов, они начинают с того, что прежде чем ты начинаешь что-то делать, важно в голове представить себе конечный результат, т.е. такое — что ты хочешь получить по итогу того, как это все будет реализовано. И ведь по сути задача GTD — это получить идеальную модель своей жизни, когда ты будешь не перегружен, когда ты будешь делать то, что тебе в кайф, тогда, когда ты хочешь это делать. И вот одно дело, когда ты просто копаешься в ежедневных делах, не понимая зачем ты это делаешь, но ведь изначальная задача GTD, чтобы дать вот это вот такое большое видение и посмотреть на свою жизнь с большой высоты. Как это можно реализовать?
Горизонты планирования
Знаешь, там насчет горизонтов планирования, эта история появляется уже после первичного введения, когда ты хотя бы начал свои базовые задачи помещать в методологию. Вначале все равно у любого человека, который начнет ее использовать, если мы говорим о выгрузке всех мыслей, которые есть в голове, то мы обычно выгружаем всё самое мелкое на самом деле. Мы можем вспоминать какие-то важные вещи, но они будут, я думаю, все равно с перспективой ближайшего там месяца, потому что это там надо делать. Если говорить о каких-то целях более широких, то появляется немного позже, когда у тебя уже все твои мысли, все цели погружены в систему, когда ты можешь, по сути, посмотреть на себя со стороны, потому что все твои списки задач — это все те цели, приоритеты в жизни, которым ты следуешь, и уже тогда принять для себя решение — а не слишком ли я сузился до работы только над какими-то локальными историями, возможно, стоит зацепить и другие горизонты.
И это удобно на этапе обзора. Этих горизонтов действительно шесть, у Дэвида Аллена, он выделяет их по уровню как бы над землей. У него там Level 0 и Level 1, 2, 3, 4, 5, вот. И вот четвертый и пятый горизонты — это как раз горизонты целей там от 5 лет и вообще цели на всю свою жизнь, это больше ценностные истории, и если мы действительно будем при планировании уже, при обзоре своей системы начинать с того, что чего мы хотим добиться там через 5-10 лет, то конечно наша система обрастет более перспективным видением и конкретными целями, т.е. горизонты просто позволяют тебе не фокусироваться только на локальных задачах. Они тебе говорят, что есть уровень выше, подумай еще о том, что ты можешь сделать сейчас, что тебе принесет в жизни спустя там 5-10 лет какой-то эффект, который ты хотел бы получить.
Вот очень много внимания уделяется дисциплине. Дисциплина, с одной стороны, это такой навык, который нужно в себя встраивать, но не совсем понятно, как его встраивать. Насколько в целом вот дисциплина мешает внедрению GTD и насколько дисциплину можно в себя встроить, и насколько вообще GTD помогает встроить дисциплину? То есть получается такая палка в двух концах.
Ты знаешь, относительно вообще GTD и использования. Значит, есть люди на тренинге, которые приходят, и уже после первого дня у них просто горят глаза, они хотят получить инструмент, потому что поняли смысл его эффективности там еще в рамках теоретического материала, и они это делают и довольны. А есть люди, которые приходят, слушают и пугаются какой-то рутинной работе — создание списков, выписывание из головы — это все долго, и остаются на том же месте. Думаю, здесь больше мотивации исходит из тех целей, которые перед собой человек ставит. У каждого они индивидуальны. Поэтому…
Относительно дисциплины. Если есть какая-то мотивация, есть какие-то большие амбициозные цели, но просто нужен инструмент, чтобы двигаться вперед, то GTD — это идеальная история, т.е. если есть цель, она позволит вам быстрее к ней дойти. Но есть и другой плюс методологии, что если целей пока что нет, но при дисциплинированном использовании вы выпишете все мысли из головы во внешнюю память, и у вас четко появятся ваши ориентиры, вы найдете свои цели, появится мотивация.
Относительно дисциплинированности, чтобы своевременно записывать, своевременно просматривать Inbox, регулярно проводить обзор, ну здесь кроме как слова «надо» я другого слова не подберу, т.е. есть четкое понимание, что это нужно делать, и нужно просто садиться и делать, бронировать себе время там в течение дня, когда ты будешь тратить время на эти ритуалы GTD для того, чтобы это работало, т.е. волшебной таблетки не существует, и это то, что я говорю тоже на тренингах. Нет волшебной таблетки, которая сказала: «Вот, сделайте вот так и всё будет происходить». Нет. Это постоянный труд. Это ежедневная рутинная работа нас собой, над своими целями, над планированием, поэтому слово «надо» здесь единственное, которое себе надо часто повторять. Если тебе нужно это в жизни, если ты хочешь это сделать — садись и делай. Если не нужно или не хочешь, может быть, просто вычеркни эту задачу и вообще не фокусируйся на ней.
Инструменты, которые упрощают процесс планирования
Я, например, использую… вот одно время использовал сервис Wunderlist, сейчас я использую сервис Todoist. Он мне кажется более простым, более гибким, вот. Может быть, есть еще другие сервисы. Вот в начале разговора мы упомянули OmniFocus. Честно говоря, я им не пользовался. На мой взгляд, он очень сложный.
Да, он такой типа complicated на вид и может испугать своим там интерфейсом. Верно, есть такая история.
Но какие инструменты самые распространенные, вот, если как бы кто-то уже подходит, чтобы начать внедрять GTD в свою жизнь, чтобы выписывать все задачи не в Microsoft Word, т.е. для первоначальной какой-то базовой задачи это может подходящий вариант, но дальше нужно это систематизировать…
Да, дальше нужна какая-то система, которая бы могла хотя бы тебе сигнализировать, напоминать о тех делах, которые ты запланировал. Действительно, это может сделать только Task-менеджер, и ни Microsoft Word, ни блокнот, многие пишут свои цели в блокнот, это не помогает, потому что блокнот никогда не напомнит вам на заднем сидении, в машине, сумке, если вы вдруг куда-то едите, он не крикнет — «Ей, хозяин, ты забыл позвонить своему партнеру», да. Поэтому действительно нужны приложения, но прелесть методологии в том, что в любом Task-менеджере, независимо каком, в любом Task-менеджере, который ты мне дашь, можно настроить методологию GTD.
Легче это будет настроить это в 2-уровневом Task-менеджере, где есть возможность формировать списки и присваивать теги. Это сделать немножко легче. Ну как бы использование будет более удобным, само приложение под методологию, но в принципе настроить можно на любом, и если внимательно читать книгу Дэвида Аллена и еще взять книгу 2001 года, может быть, самую первую, когда он писал о том, как организовать списки на бумаге, и просто сделать для себя, вот понять эту схему в голове сначала, как это происходит на бумаге, потом просто ты эту схему можешь наложить в любое мобильное приложение, потому что создание списков поддерживает любой Task-менеджер, а GTD — это в первую очередь списки напоминаний, списки разных действий, любой можно использовать.
А вот какой алгоритм создания списков? Если мы там создаем список для какой-то задачи, например, подготовка к тому, чтобы пробежать 10 км в какой-то конкретный день, т.е. какой алгоритм подготовки списков? Потому что можно ставить теги, можно расставлять какие-то задачи по приоритетам, и не всегда понятно, к чему теги присваивать, к какой категории задач, а какой категории задач ставить приоритеты, и чтобы со всем этим разобраться, что лучше использовать.
Знаешь, есть такое выражение First Things First, т.е. первые вещи делайте первыми. Относительно приоритетов. В методологии GTD самый важный приоритет имеют те задачи, по которым вы поставили какой-то дедлайн, т.е. дату, когда вы хотите их сделать. То есть если вы хотите сделать в конкретное время и быстрее, вы ставите дедлайн, у вас появляется как напоминание в любом Task-менеджере, или вы можете даже записать себе это действие в календарь. Поэтому приоритетов там дополнительных нет. Если важно, поставь дату и сделай.
Относительно формирования списков
Всего в методологии, ну, я использую 5 списков. Дэвид Аллен говорит о 7, я использую 5. Если повториться — это список всех задач, у которых есть дедлайн, срочные дела назовем это, контекстный список задач, которые без дедлайна, которые можно сделать, находясь в каком-то контексте. Дальше идет список «Ожидаем на выполнение». Это третий список. Четвертый список — это дела из области когда-нибудь возможно. Которые мы хотим сделать когда-то, но не сейчас. Все такие действия мы записываем в вот этот список. И пятый список — это список проектов.
Так вот относительно проектов, это вообще тоже краеугольное понятие в методологии. Дэвид Аллен называет проектом любую задачу, для выполнение которой необходимо более одного действия, независимо от приоритета, от размера этого проекта, от размера задачи, т.е. любую задачу для которой нужно более одного действия, он классифицирует как проект, и просто записывают отдельно. Довольно трудно мне объяснить это прямо в рамках аудиоподкаста. Удобнее, когда это показывать там на слайдах или на приложении. У меня есть один скринкаст, как настроить GTD в WunderList, кстати, и я могу тебе дать ссылку, ты просто приложишь его потом к подкасту и там более детально будет ответ на твой вопрос, как формируются списки действий.
Да, это было бы отлично, и плюс мы можем также добавить ссылку на ваш практический тренинг по GTD. Я думаю, что для многих это тоже будет актуально, особенно если есть онлайн версия или есть видеокурс. Это очень удобно для изучения.
Да, т.е. тут важно понимать, вот методологию ее, конечно, визуально намного легче понять, а еще лучше, когда ты ее применяешь, в рамках аудиоподкаста важно понимать, что есть система, есть действительно такой четкий хардтул, в котором ты делаешь алгоритмизированные какие-то действия, которые приводят тебя к тому, что задачи твой под контролем, есть понимание, когда ты сделаешь и есть вероятность, что ты их сделаешь с вероятностью 99.9%. Вот, что важно понять на этапе там прочтения книги или там прослушивании этого подкаста. Как это сделать? Это уже практическая сторона, здесь уже нужно, конечно, видеть, практиковаться и пробовать самому.
А есть ли какие-то кейсы вот такие вот наглядные, очень характерные, насколько качественно менялась жизнь тех людей, которые начали внедрять систему GTD или вот от и до, т.е. не было ничего, был полный хаос, а там спустя 2-3 месяца система начала работать и что-то качественно изменилось, возможно, какие-то истории, которые вот такие цепляющие?
Ты знаешь, я тебе про свою историю расскажу, когда я познакомился с методологией, я был руководителем одной небольшой ресторанной сети в Киеве. Пользуясь постоянно, сделал карьеру до уровня исполнительного директора. Это довольно большой скачок. Поэтому эта работает на моем примере. Есть много примеров людей, которые используют методологию, известных американцев, там, актеры, политики, спортсмены, много кейсов есть после курса, студенты, не все, возможно, используют методологию так глубоко, как я там разобрал ее для себя на молекулы и использую там для всех сфер и задач в жизни. Кто-то берет из этого определенные моменты. Кто-то просто начал выписывать дела и им уже стало легче. Кто-то начал выполнять 2 минутные дела сразу и уже уменьшил себе количество рутинных задач. Кто-то начал всегда определять следующее действие относительно целей, которые перед ним стоят, и начал двигаться вперед.
Поэтому применение даже отдельных элементов методологии уже дает эффект. Дальше уже стоит вопрос, какие цели перед тобой, чего ты хочешь достичь и как быстро. В принципе, все кейсы позитивные по внедрению. Но все проходят через этап, что на этапе вот перейти Рубикон, когда ты первично организовываешь систему, это, наверное, самый большой вызов, который стоит пройти.
Как Встроить Систему в Жизнь
Очень часто можно наблюдать такое, что человек загорелся — да, классная система, я буду внедрять ее у себя в жизни. Но потом энтузиазм падает, потому что засасывают какие-то рутинные задачи, и если не придерживаться каких-то правил, то потом оно всё возвращается к первичному состоянию, вот, и потом второй раз заново получить этот первичный энтузиазм очень сложно.
Это как в спортзале. На самом деле отдельные мои студенты, клиенты обращаются ко мне позже за часовыми консультациями для того, чтобы просто восстановить фокусы и поднастроить систему. Это как в спортзале. Если у тебя есть тренер, который тебя постоянно тренирует и ведет, ты вроде как всегда мотивирован, достигаешь результата.
Если тебе сказать, что следующий месяц работаешь сам, все работают все равно немножко спустя рукава. То есть здесь необходимо иной раз и второй раз тренинг послушать, если вдруг вы потеряли мотивацию. Возможно, детально прочитать какие-то элементы книги или обратиться к человеку, который давно использует, просто за каким-то советом, потому что организация методологии довольно индивидуальна, но можно запутать себя так списками, что действительно она может не работать. И здесь важен опыт того, кто это умеет делать, кто использует и может ответить на все практические вопросы.
Да, главное простое не сделать сложным, потому что важно всё упрощать. И если следовать методу GTD, где каждое действие должно иметь следующий шаг, вот какой не следующий шаг, но и какой первый шаг для человека, который в процессе прослушивания подкаста загорелся, понял, что GTD — это та вещь, которую во всяком случае стоит попробовать, а дальше как получится. Вот, какой первый шаг, чтобы начать ее внедрять в жизни, чтобы получить качественно новый уровень в разных аспектах?
Однозначно, прочитать книгу, как минимум. Прослушать это у нас на тренинге. Результат однозначно вас порадует. И если вы уже используете методологию GTD, просто продолжайте ее использовать.
В любом случае, если вы уже используете, и она стала привычкой, т.е. она у кого-то стала привычкой, то человек понимает от нее эффекты действительно… Мне, например, трудно отказаться, потому что я не представляю сегодня, каким образом управлять таким огромным потоком информационным, таким хаосом, таким быстрым ритмом смены приоритетов, который есть сегодня. Он появился в связи с тем, что информационные технологии, интернет настолько сильно уже углубились в нашу жизнь, что кроме методологии GTD я, если честно, не представляю, как это вообще можно сделать. И ты правильно отметил в начале подкаста, что методология, она была написана еще в 2001 году Дэвидом Алленом, и только сейчас спустя 15 лет она действительно набирает огромную популярность по миру, я думаю, что о ней еще узнают и еще много у нее впереди там шагов для развития, притом что она довольно [сталая] (00:36:40) и вряд ли в ней поменяется что-то. Это действительно простая история. Вот то, что ты говорил, что ненужно делать простые вещи сложными.
Это очень важно и я всегда рекомендую использовать минимальное количество приложений, которые вообще необходимо, не обкладывать себя дополнительными приложениями на мобильном телефоне или в компьютере, думаю, что они позволяют вам быть продуктивными. Всё совсем не так. Должно быть минимум количество applications, должна быть только та система, которая вам понятна, и ничего лишнего для того, чтобы вы фокусировались на выполнении задач, а не настройке приложений и их оптимизации или синхронизации и автоматизации. Многие уходят в вот эту сферу. Это совсем другая история.
Вот, такая мысль появилась. Есть определенное научное подтверждение, что для встраивания привычки нужен минимум 21 день. У кого-то это работает, у кого-то не работает, но в целом насколько 21 день — это достаточное время, чтобы встроить GTD в жизнь?
Я думаю, время достаточное. Относительно привычки. Я думаю, что это такая маркетинговая история насчет 21 дня, но в любом случае это может быть и 30 дней. Я где-то слышал историю, что это 40 дней. У каждого автора своя теория. Но если вы что-то будете делать как минимум месяц каждый день, ну это точно будет у вас привычкой. Я больше склонен вот на эту позицию акцентировать внимание, что просто возьмите, себе дайте обещание — 30 дней я работаю по методологии, и я уверен, что на 31 у вас уже будет это такая же простая привычка, как почистить зубы утром.
Маленькие действия приводят к большому результату
Вот. И интересно, удалось ли, учитывая что практически все задачи вносятся через мобильный телефон, и сейчас такой популярный интерфейс взаимодействия это уже не текстом набирать, а это голосовые сообщения, голосовые ассистенты, вот те, кто пользуются айфоном, есть ассистент Siri. Возможно ли Siri обучить GTD, чтобы она вносила все задачи в календарь, чтобы были автоматические напоминания в зависимости от места, где ты находишься, в зависимости от времени, вот, насколько это реально?
Смотри, всё, что ты сказал, всё реально. То есть сегодня, например, я использую Siri для того, чтобы внести задачу в свой задачник OmniFocus, для того чтобы назначить встречу в календаре, и в принципе, там, исходя уже из настроек приложений или календаря, если там стоят нотификации включенные, то тебе телефон напомнит безусловно, но тут есть одно узкое место. Чем больше нотификаций ты себе поставишь, тем больше у тебя будет уровень стресса, когда это всё будет тебе напоминать и пикать.
В GTD есть важная история, что есть список дел на день, и он есть. И если ты знаешь, где все твои дела, которые ты хочешь сделать сегодня днем, хранятся, то тебе нужно всего лишь смотреть этот список настолько часто, насколько это необходимо для того, чтобы дела были выполненными, а желание, чтобы по каждому из дел у тебя срабатывало напоминание не всегда эффективно, и даже я скажу более — неэффективно. Лучше, чтобы ты знал, что есть место, где есть дела, смотри туда до тех пор, пока дела не будут сделаны, а напоминание себе ставь, там, чтобы тебе система напомнила, пикнула. Можно даже по геотегу сделать, что проезжая какой-то там район тебе система, что ты здесь хотел что-то сделать, ну не система, а приложение мобильное. Но это тоже всё усложняет и проще, когда есть простые вещи — список дел на день. Сделал и счастлив. А поставь напоминание на очень критические вопросы, которые просто если ты не сделаешь, то это будет просто катастрофой.
Вячеслав, спасибо за интересный подкаст. В целом осветили довольно большое количество таких аспектов, которые связаны с GTD. Я уверен, что каждый слушатель вынесет для себя что-то полезное. Если кто-то захочет больше разобраться в этой теме, скажи, пожалуйста, где можно найти твой обучающий тренинг, курс по какой ссылке, чтобы мы указали это в описании к подкасту.
Это сайт www.kakuspet.com. Вы можете зайти и почитать там информацию о тренинговом курсе. Я акцентирую внимание, что это тренинг по адаптации и по применению методологии GTD, чтобы просто не наступать на какие-то авторские права относительно методологии. Конкретно это адаптация знаний к приложениям, которые вы используете, и лично мой опыт и 8-летнего использования GTD. Я в какой-то сфере как евангелист-проповедник выступаю в этой штуке, адепт всей этой истории, сам использую, сам применяю и других показываю. И можно написать мне на email GTDSlava@gmail.com какие-то вопросы, я смогу ответить индивидуально.
Супер. Мне кажется, что толчок к тому, чтобы начать использовать GTD в жизни, мы дали в этом подкасте, остальное уже дело каждого, вот, и надеюсь, что в скором будущем увидимся, по возможности постараюсь пройти твой курс по адаптации GTD в жизни и бизнесе.
Вот, и на этом всё. Друзья, спасибо за то, что были с нами. Подписывайтесь на наш подкаст Travel MBA, чтобы не пропустить следующие эпизоды, и до встречи в новых выпусках. С вами был Денис Довгаль и Вячеслав Сухомлимов. Пока, пока, спасибо.
Если вам интересно, как создать и развивать географически свободный и удаленный бизнес, получите доступ к практическим обучающим материалам и инструментам в Академии TravelMBA.
