В последнее время среди владельцев малого бизнеса идея передачи ежедневных задач на выполнение удаленным сотрудникам приобретает все большую популярность. Однако далеко не все знают, как нанять и как взаимодействовать с виртуальными помощниками. Вот несколько советов как построить отношения «предприниматель – удаленный сотрудник».

1. Определите, насколько удаленный помощник будет отвечать потребностям вашего бизнеса. Во-первых, выясните, какие задачи вы хотите возложить на помощника и насколько это рентабельно. Сделайте анализ вашей деятельности в течение дня, а еще лучше всей недели, записывая мелкие задачи, которые отнимают ваше время. Ничего не исключайте, не думайте, что удаленный помощник не сможет выполнить какую-то задачу из вашего списка.

Относительно оплаты труда удаленных сотрудников, то решать вам. Например, в США удаленные сотрудники могут получать зарплату, которая начинается с $15 в час, отечественные аутсорсеры согласны работать за $3 — $6 в час.

2. Определите плюсы и минусы найма фрилансера от агентства. Наем удаленного сотрудника с помощью специализированных интернет-агентств может стоить дороже. Это объясняется накладными расходами. Но, с другой стороны, агентство может организовать для предпринимателя использование нескольких помощников, если нет возможности подобрать одного специалиста с необходимыми навыками и знаниями.

Если вы собираетесь прибегнуть к помощи удаленного сотрудника, живущего в другой стране, подумайте, насколько важно для вас, чтобы его рабочее время совпадало с вашим.

3. Подробно опишите вакансию. В тексте обязательно поставьте призыв к действию, который мотивирует возможного сотрудника ответить вам. Помимо этого добавьте в описание вакансии что-то, что покажет вам внимательно ли прочитал фрилансер ваши требования. Например, попросите заявителя предоставить примеры своих работ.

4. Наем помощника. Пройдя через описание вакансии, прочтение заявок от соискателей, составление списка наиболее подходящих кандидатов, вы подойдете к очень важному этапу интервью. Используйте видео-конференции для проведения собеседований. Это поможет вам раскрыть человека, понять насколько грамотно он говорит, увидеть общую манеру поведения, темперамент и способность мыслить.

5. Управляющий помощник. Безусловно, главное преимущество использования удаленного сотрудника в том, что вы освобождаете свое время, грамотно и эффективно распределяете свои бизнес-задачи. Но в то же время удаленный помощник должен понять ваш стиль работы. Поэтому чем более точно и подробно вы будете объяснять задачи, тем лучше. Отдавайте сотруднику больше ответственности и поощряйте его быть более инициативным.

Не стесняйтесь делиться с помощником Google Drive документами со списком повседневных задач и соответствующими правилами. Используйте для управления и взаимодействия с удаленными сотрудниками сервисы и специальные программы.

Например, социальный онлайн-медиа предприниматель Одри Мельник из ZootRock в Сан-Франциско рассказывает, что в управлении удаленными сотрудниками она использует два инструмента. Первый называется Process Street. Это интерактивное веб-приложение, которое позволяет отслеживать эффективность процессов и персонала. С его помощью можно легко создавать и обновлять процессы на ходу и общаться с каждым членом команды. Второй инструмент – это снимок экрана, который регулярно берет изображения мониторов удаленных сотрудников и отслеживает их продуктивное время.

Вы сами должны решить для себя, следует ли доверять своим помощникам конфиденциальную информацию, такую как пароли и другие материалы. Начните с небольших вещей, таких как предоставление доступа для учетных записей в социальных сетях. Возможно, стоит рассмотреть вопрос подписания соглашения о неразглашении информации.

Регулярно встречайтесь с вашим удаленным сотрудником. По крайней мере, ежеквартально можно встретиться с виртуальным помощником на видео-конференции.

Помните, что удаленный помощник – это не просто еще один винтик в вашей бизнес-машине, но сотрудник и, конечно, человек. Поэтому не забывайте относиться к этому человеку как к полноценному сотруднику.

А какие методы используете вы? Делитесь в комментариях!